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市長のC・Sメッセージ

平成24年12月1日 職員の提案活動が大変盛り上がっています

 市民の皆様、平成24年もあと残すところ1ケ月となりました。なにかと忙しい日々をお過ごしのことと思います。

 平成24年度の職員提案活動を9月3日から10月12日にかけて実施しました。その結果、職場改善報告(所属業務について、概ね1年以内に実施した改善内容の報告)が246件、課題提案(所属業務にとらわれず、改善した方がよいと思われる事務改善提案又は政策的な提案)が319件、計565件が提案審査会に出されました。提案期間中に出された提案数では、過去最多となりました

 碧南市における提案制度は昭和36年から実施されております。
 私が市長になって以降、一貫して、市役所と市職員の目的は「CS(市民満足度)とCP(コストパフォーマンス=費用対効果)の最大化」であると訴え、日常的な改善・改革を促してきました。その結果の一つであると思いますが、職員提案件数は、年々増加しております。今後ともの職員各自が、自発的に、より楽しく、生き生きと改善活動に取り組んでくれることを期待しています。

 ちなみに、過去10年間の提案件数は、平成12年度41件、13年度62件、14年度61件、15年度16件、16年度47件、17年度48件、18年度81件、19年度418件、20年度190件、21年度212件、22年度448件、23年度577件(省エネ対策提案272件を含む)でありました。

 以下は、平成24年度の職員提案事項の中で、すでに実施済みで、その効果が大きいと評価されたものです(一部記載を省略したものもあります)。
「職員がどんな改善を行っているのか」、市民の皆様に知って頂ければ、来年度以降ももっと素晴らしい改善を行うようになると、確信しています。ご期待下さい。

件名 改善内容 改善後
選挙執行における指定投票区制度の採用について @投票所における不在者投票の管理の一元化、A不在者投票の仕分け、送致の簡略化、B不在者投票に関する本部事務の簡略化、C開票時における数値チェックの改善 第12投票区のみで不在者投票を管理することができるため、@その他18投票区において不在者投票の受理・不受理の決定を行なう必要がない、A期日前投票最終日の状況に応じて送致目録を19投票所分作成したり、選挙管理委員会委員に全投票区に送致してもらう必要がない、B送致目録と不在者投票受理票の確認の簡略化、C開票開始前の19投票区の不在者投票数値チェックの簡略化が図れる。
郵便におけるハガキの発送方法の統一化 @発送猶予処理を施す、Aカスタマーバーコードを付ける、B町別に打出すなどハガキを発送する課にその都度連絡して実施してもらう。一度設定すれば次回以降同じように発送してもらえる。 年間約7万通発送するハガキの郵送料の割引が適切に受けられる。
選挙執行におけるポスター掲示場の再配置 @設置箇所のうち、公共施設で代替できる場所の移動、A謝礼の廃止、B設置承諾手続きの簡略化、C設置業者における設置方法の簡略化 56箇所を公共用地で代替することにより、承諾事務を庁内で一括して行うことができるようになった。また、公園等の公共用地は現状にほとんど変化がないため、設置業者からの報告があれば現場を見に行くという流れで対応できるようになった。謝礼も不要となり、執行経費を削減することができた。
開票方法の見直しによる開票時間の短縮及び事務従事者の削減 読取分類機を他の自治体や業者から借用することにより、開披から分類までの時間を大幅に短縮できる。また、分類機を多数導入することにより事務従事者数を減らすことができる。さらに、分類の段階で読取票数をデータ化できるため、速報が迅速に行なえる。 開票事務全体がスムーズに流れた。
血圧記録用紙の削減 従来、記入用紙はA41枚から6枚作成していたものを12枚に切り替え、資源活用効率を高めた。 利用排紙枚数が従来の1/2(A4換算6,000枚→12,000枚)となった。
文書集配業務と図書館資料集配業務の統合 契約を一本化してルートや集配方法を再構築する。 業務統合することにより、文書集配のルートに合わせて図書館資料を集配できるようになった。また、文書集配の空き時間を利用することにより効率的な集配の実施が可能となった。
市ホームページにおける動画配信の実施 市ホームページにおける動画配信を実施し、市の新たなPRコンテンツを追加した。 新たに動画配信を実施することにより、市ホームページ視聴者に対して、より一層碧南市のPRを推進できることになった。
支出調書等提出期限の掲示について 会計課窓口に「本日は、○○日払いの支出調書の提出期限日です。」というものを掲示した。 何名かの職員はそれを目にして調書作成を行い期限までに提出してくれるようになった。提出遅延は以前より減ったと感じられる。
町名地番変更証明書の電算化 証明書を自動作成できるようにデータベース化した。 申請者を待たせることなく証明書を発行できるようになった。また、電話対応も即時に可能となった。
庁内印刷依頼の簡略化 印刷依頼伝票の承認を4階では行わず、直接、印刷室の臨時職員に依頼することとした。 印刷依頼する職員の負担が軽減された。
市長・市議選における事前審査及び収支報告受付の予約制の導入 それぞれ予約制を導入することにより、立候補予定者説明会や当選告知の際に勤務時間内の予約をお願いした。 時間外勤務や土曜日、日曜日、祝日の出勤をすることなく全候補者の受付を行なうことができた。また、あらかじめ受け付ける候補者が判明しているため、事前に資料を用意することができ受付自体もかなりスムーズに行なえた。
期日前投票時間後における宣誓書のチェック方法の変更 期日前投票時間内においても、システムから時間を区切って随時に投票者を出力する機能を追加することによりいつでも宣誓書のチェックができるように仕様変更した。 午後8時の時点でほとんどの宣誓書の読み合わせを終了させておけるため、事務従事者の時間外勤務が減少した。
市長・市議選における広報へきなんへの白紙宣誓書の掲載 宣誓書の白紙を広報に掲載することにより、インターネットを利用できない高齢者層にも事前に自宅で記載してきてもらえるケースが増えた。 受付の混雑の解消や宣誓書が必要書類であることの周知強化ができた。
名浜道路推進協議会等主催の講演会への参加者増加策 名浜道路推進協議会・名浜道路推進経済連合会・衣浦港整備促進期成同盟会・衣浦港振興会の4団体主催の講演会を、名浜道路推進協議会の総会と同日に開催するとともに、講師も、新東名開通で話題となったNEXCO中日本から派遣をお願いした。
また、半田・碧南・刈谷・西尾・安城商工会議所の会報にチラシ(計15,000部)の挟み込みを行うなど、参加者数の増加に努め、名浜道路の必要性を対外的に広く訴えられるようにした。
参加者数が昨年度実績の180人から240人に増加した。特に民間企業からの参加者が多く、経済界からの関心を得ることができた。
知多・三河湾地域における交通基盤整備に関する意見交換会の開催 名浜道路推進協議会・名浜道路推進経済連合会・衣浦港整備促進期成同盟会・衣浦港振興会の4団体の主催で、国土交通省中部地方整備局長以下、道路部長、港湾空港部長等の幹部6人を招き、意見交換会を開催した。
団体構成市町から首長8人、副首長4人の計12人、経済界から会頭3人、会長6人、副会頭1人、専務理事3人の計13人、合計25人が意見を発言、総勢約80人が参加し、地域の発展や防災対策に役立つ高規格道路の建設を急ぐよう要望を行った。
国土交通省中部地方整備局のトップに、直接名浜道路の必要性を訴え、現在策定中である「中部ブロックの新たな社会資本の重点整備方針」及び「新まちなかビジョン」に位置づけてていただけるよう要望できた。
また、中日新聞、KATCHなどの報道機関にも取り上げられるなど、対外的にも名浜道路についてアピールすることができた。
購入物について 届いた時に、すぐに配布するようにする。 探すことがなくなった。
図書室の有効利用 図書棚の配置を替えた。 無会派議員のパソコンスペースと中央に打合せスペースを確保することができた。
また、出窓の収納スペースもすべて使用可能となった。
議員貸与FAXの廃止 第17期からFAXの貸与を廃止した。ただし、再当選議員については希望により、経費は個人負担とすることで、そのまま使用できることとした。 60万円弱の経費削減ができた。
議員への連絡方法の取り扱い 議員への連絡方法をFAX、携帯メール、パソコンのメールから選択した方法とした。 携帯メールの場合、いつでも情報を受けることができる。
新人議員勉強会の開催 各部ごとに勉強会を開催した。 配付されただけでは、なかなか見ることができないが、説明を受けることにより、書類を開くことができ、また浅くでもあるが、それぞれの所管の事業等を知ることができたと思う。議員から「よかった」という声も聞いた。
facebookの活用 新しい情報発信ツールとして、多くの世代が登録をしているfacebookを活用する。 こまめな情報発信を行うことができるようになったうえ、関心の薄い人へも広めてもらうこともできる。
また行政と関わりの少ない市民にとっても、携帯などで手軽に情報を入手することができるようになった。
元気ッス!へきなんに係る2組織を廃止し、新たに市民会議を新設 実行委員会及びボランティア会議を廃止するとともに、これまでの市民ボランティアを中心とする「元気ッス!へきなん市民会議」を設置した。 市民ボランティアによる企画、実施、評価に至るまでのすべての段階において開かれた運営ができ、実行委員会へ承認を得る必要がなくなったため、意思決定が迅速化、効率化し、市民への説明責任も果たすことができる組織となっている。
高齢受給者証の用紙変更と郵便番号の印字追加等 高齢受給者証の印刷設定を横3連から裁断機が使える2連へ変更。
高齢受給者証の住所に郵便番号の印字を追加。
高齢受給者証印刷後の、約2000枚の裁断作業が軽減できた。
宛名ラベルの用紙代と印刷作業、一件ごとの確認・貼り付け作業が不要になり、封入業務量が軽減できた。
新規短期証対象世帯への事前通知の送付 7月の催告書送付の際、新規短期証対象世帯に対し「このまま国保税の滞納が続く場合、短期証になる」「7月に納税相談を行なう」ことを掲載した文章(事前通知)を同封して送付した。 「短期証に変わる」ことを事前に通知したことで、国保税を納付し、滞納額が短期証へ移行する基準額(前年、前々年の国保税の1/2以上を滞納)未満になり通常の保険証を交付した世帯が20世帯あり、納税相談の混雑緩和にも寄与できた。
ベストセラー本の利用者からの寄贈募集について 予約が集中している本を利用者から寄贈を募り複本の購入冊数を減らした 利用者からの寄贈があった本の購入冊数を減らすことができた
仮住民票に係る翻訳作業について ポルトガル語については、今年度から市民課に常勤のポルトガル語の通訳職員が配置されたので、この者に翻訳作業を行わせた。また英語については、学校教育課の協力を得て、AETの方に翻訳をお願いすることができた。 翻訳作業を外部発注する必要がなくなった。それによって経費節減とともに、文書作成において、その場で直接やりとりができたため作業効率が向上し時間短縮につながった。
外国人に係る住民票交付請求書の書き方見本の作成 交付請求書の書き方見本をポルトガル語で作成し窓口に常備した。 この書き方見本を見てもらい、説明及び通訳がなくても外国人ができるだけ自分で記入できるように導いていく。外国人登録法廃止前までは、外国人に関する申請が複雑であり、本人が日本語をかけないこともあって、申請書等は職員が聞き取りで記入することが多く、外国の方自身で記入することが少なかったが、その分、受付に時間がかかることになるため、今後はこれを改善していくことを目指す。
学校開放グラウンドの石灰の補充中止 中学校のグラウンドの学校開放についても各自で石灰を用意してもらうようにした。 石灰の費用、運ぶ手間がなくなった。
滞納強化月間の夜間訪問の中止 直接電話をかけ、納税相談をするようにし、誓約した内容が守らなければ差押をするとしっかり周知させ、自らこちらに来させる状況作りに心がけた。 差押の実施を増やす事により、脅しでなく本当にやられる危機感を抱かせ、自ら連絡してくる傾向が増えた。
催告書の紙の色の変更。 通常は再生紙(白)を使用していたが、重要性を気付かせるためピンクの用紙に印刷をし、送付した。 通常の催告書送付後の来庁者の数とは、比べ物にならないぐらい納税相談及び支払の数があり、その数に比例して納税金額も増えた。反面、こんな赤紙を送ってくるとはけしからんとか、脅しか、とか文句の数も多数あった。
預貯金差押の実施回数の増加。 夜間訪問しても、電話催告しても、それほど成果は上がらないので、預貯金の差押をする事により本当に市役所はやる気になっている状況の周知と本人たちの焦りを促し、その後の対応を改善させるため誓約違反の対象者に対し預貯金差押の回数を増やす事にした。 差押の回数を増やす事により、特に外人には効果的でる。実際に市役所が差押をしてくる情報が流れる事が早く今まで相談にも来たことの無かった方が多く来庁されるようになった。差押件数は21年度317回実施し134件の徴収。22年度662件実施し332件の徴収。23年度は1082回実施し500回の徴収。年度ごとの差押額は21年度680万円強 22年度 3005万円強 23年度 4239万円強と回数を増やす事により徴収実績も上がっている。
差押物品のネットオークションによる販売 オークション販売に参加する事により、動産の差押も視野に入れて滞納処分をするようにした。 いままで、貯金の無かった滞納者でも車のローンを払うのが精一杯と納税を避けていたが、その車でさえ差押する事により納税につなげることが出来る。
公共施設予約用端末の操作手引書翻訳文の常備 予約申込者方自身で予約登録をできるよう、公共施設予約用端末の操作手引書のポルトガル語版を作成し端末の付近に常備する。またまたインターネットでの予約方法の翻訳文も作成し併せて常備する。 公共施設予約用端末の操作説明を省けるため、受付時間の大幅な短縮が見込まれる。当面は本庁のみだが、本庁外の公共施設予約端末のある窓口等にも広げていくよう調整を図っていく。それによって外国人にも分かりやすく、かつ円滑な窓口事務を目指す。
現年滞納者の課税側への意識改革 現年滞納者の内に早めのアプローチをかける必要があることにより、納税係りだけでは過年度滞納者すらこなされていない状況なので、課税側に現年滞納者は自分たちの手で減らそうとする意識改善のお願い。 いままでは、強化期間での電話催告や臨戸の協力だけであったが、自分たちで意識的に通常の業務の中で、電話催告や年内完納を目標とした納税相談までする必要性を感じ、積極的な協力体制を作る事が出来た。
契印機の導入 他市の状況を確認した所、いちいち割り印はせずに契印機を使用しているという情報を入手。早速本年度途中より契印機を導入。 年間1万個以上の割り印する時間の削除が出来、他の滞納処分への時間配分が可能となった。時間外換算に変えて経費的に見れば、1年で機会代金以上の効果が出た。
給与差押及び給与天引きの実施。 勤務先が確認できており、給与紹介した時点で差押禁止額を除いても余裕で生活できると思われる対象者には給与差押の実施。もしくは会社協力の元給料天引き方式を導入。 毎年、滞納金額が増額している状況の滞納者に対しては、確実に納付ができ効率が良くなった。会社が社員の滞納を確認する事により、本人への指導を行っていただいたり、会社が立替払いをしていただいたりして、会社の責任で天引きしてくれるようになり確実に収納効果が上がった。
県外滞納整理実施内容の変更 通常の預貯金差押は県外の場合は給料日以降に各銀行の支店に書類を送付し、書類が届いた時間に各銀行が処理していた。そうすると、時間が遅くなり既に引き落とされている事が多く発生しているので、銀行が開くと同時に主だった銀行の支店に出向き直接職員が預貯金差押をすることとした。 連年は旅費程度の徴収実績(21年 49800円 22年 79600円)しか収納できなかったが、23年度は945900円と大幅に実績を上げる事が出来た。
トレーニング講習会終了証再発行の見直し 終了証を紛失した人には、ラミネートしていない仮の終了証を配布。仮の終了証に印をつけるところを3つ作ってあり3回こないとラミネートした終了証を渡さないようにした。 取りにこない分のラミネート代が無駄にならない。
空きスペースに幼児用おもちゃを配置し集客につなげる 常時幼児用の遊具を置くことにより客の流れを買え集客増につなげる。現在職員より無償提供された柵の中に少しずつ買い足したボールをいれたボールプール、簡易な滑り台、おもちゃをは置き遊んでもらっている。 平日にお見えになる小さなお子さんを連れたお母さん方(いわゆるヤンママ)に好評。今後はこれを生かし、積極的に声かけを行い口コミで広がるようにしたい。
碧南市立幼稚園・小学校・中学校音楽会看板の庁内印刷 平成24年度から、碧南市立幼稚園・小学校・中学校音楽会看板を庁内(生涯学習課)印刷に切り替えた。 庁内印刷に切り替えることにより、経費を削減した。
限度額適用認定証の公印の事前印刷 公印印影印刷承認を得た上で印刷室の赤トナーを利用して印影を様式に印字した。 印影を庁内印刷とすることで新たな経費を生じさせることなく、押印に割いていた職員の手間・時間が削減された。
衣浦斎園利用受付簿の様式変更 受付簿の様式を変更したことで、霊柩車・式場・待合室等の利用予約が入った時点で、利用不可となる時間帯に斜線を引くことで、その後の利用可否が一目で確認ができるようになり、重複予約とならないように確認が容易となった。 重複予約のミスが無くなり、予約受付時に市民をお待たせすることが無くなった。
火葬予約同日7体目以上の受付可能時間チェック表の作成 「火葬2体目受付可能有無確認表」を作成し、簡単に判断ができるようにした。 受付ミスが無くなり、予約時に市民をお待たせする時間が短縮された。また、受付に慣れない夜間窓口の方でも、わかりやすくなった。
「燃やすことのできるごみ袋」配布のお知らせ通知の改善 封書をやめ、圧着ハガキを使用して行うことにした。 封入作業や宛名シールの貼りつけ作業がなくなるとともに、郵送料が軽減できた。
口座振替前納利用についての確認 前納報奨金交付制度廃止に伴い、前納口座振替対象者に直接PRするとともに、前納から期別納付にしたい場合は、簡易な変更届出を返信封筒付郵送することにより、市役所へ出向かずに簡単に手続きをするようにしている。 前納から期別への変更が市県民税、固定資産税ともに数百件単位で提出されている。今後まだまだ増える見込みで、市から意向確認したことにより、変更する場合が多いことがわかった。また、制度が廃止になること知らない人は、少ないことも把握できた。
救急外来の待合の椅子の向きを変える 椅子の向きを90度変え、受付から、患者が横向きに見えるようにした。 受付から、待合の患者の顔や手元が見えるため、案内シートを持っている患者が見つけやすくなった。
また、救急外来処置室や診察室を向いて座っているため、患者を呼ぶ医師や看護師も患者を探しやすくなった。
プリンタの複合機化 プリンタの適正配置を考慮し設置台数を減少させるとともに、コスト負担の低い複合機への切替を検討した結果、既設6台のプリンタが複合機化の対象となった。複合機の既契約が平成26年6月で契約満了となるため、それまでの2年間、新規にプリンタを調達した場合と既契約に追加する形で複合機化した場合のコストを比較し、メリットのある複合機への切替を行った。 複合機化への過程で、現状6台の台数を5台に減少した。(複合機2台は新規調達、3台は既設複合機にプリンタユニット追加)
2年間での費用比較において、プリンタ調達の場合は2,944,000円が必要となるところ、複合機化することで1,366,080円とし、1,577,920円のコストメリットを達成した。
火葬許可書の事前準備 火葬予約が入った時点で、あらかじめ異動届の作成や、戸籍・住民票などの準備をしておく。 死亡届が出されたときにはスムーズに処理ができ、お客様の待ち時間も短縮することができた。また、事前に調べておくことで、間違いも防ぐことができるようになった。
高額療養費支給システムの構築 Microsoft Office Accessで既存のシステムを自庁で改修し、業者を介入せずに高額療養費支給システムを構築。 高価な外部システムを導入することなく、住民サービスを継続できた。また、今まで不便と思いながら使っていた部分に対してアイデアを出し合い、システムに組み込むことで今までより1週間近く処理を短縮することが可能となった。今まではシステム係職員によるオペーレートが必要であったが、国保係職員のみで処理が可能となった。
児童手当現況届を自前で作成・印刷し経費削減 今年度は、国の様式を参考にし、自前でエクセルで作成し、印刷した。 約30万円の経費削減となった。
また作成した様式データは、来年度以降も繰り返し使用できるため、今後も予算計上する必要がなくなった。
電子公印の採用 @市・県民税の納税義務者の変更通知、A公的年金特別徴収の停止のお知らせ、B市県民税配当割・株式等譲渡所得割に係る還付通知書、C市民税減免決定・却下通知書(負傷・疾病・失業者減免用)の4つの事務について電子公印を採用し、通知書作成時に電子公印が付されるように仕組みを改良した。 @毎月2回で1回あたり約20件、そのうち6月の当初発送については約200件、A年間約200件、B年間約200件、C年間約20件の公印を押す手間を削減できた。
設特記事項に【管】がついてるものは管材費と明言した。 設計書の管材費に【管】と付け、【管】がついてものは管材費とすると特記事項に記載 効果大
定期的な電力契約の見直し 定期的に契約内容の確認を実施し、最適な料金プランを検討する。 H17年までは業務用(高圧)プラン
H18年から業務用タイムプラン(年間80〜100万ほど削減が出来た)
H24年業務用ウィークエンドプラン(高圧業務)を検討中
※年末、年始、土日祝、GW、夏休みなど、大企業の休業時に電力消費をする施設に有利なプラン
芸術文化ホール周辺グルメMAP 芸術文化ホール周辺のグルメ情報がわかるMAPを作成した。 多様化するお客様の要望に応えることができ、サービスの向上に繋がった。
芸術文化ホール周辺自動販売機MAP 芸術文化ホール周辺の自動販売機の所在が分かるMAPを作成した。 地図を見ての案内なので、従来に比べてスムーズに案内できるようになり、サービスの向上に繋がった。
ホームページのリニューアル 芸術文化ホールのホームページをリニューアルし、芸術文化の窓口となる重厚感溢れる内容にしました。
また、メニューも従来の内容より充実し、新たに携帯電話からもアクセスできるページも追加で作成しました。
新着情報、イベント情報、施設の案内など魅力的な内容を展開しており、サービスの向上に繋がった。
コンサートマナーブック コンサートの楽しむためのマナーブックを作成しました。 初めての人でもコンサートを楽しめるマニュアルであり、マナーについて知らなかった人についてもコンサートマナーを知る機会を提供することができ、芸術文化の振興に繋がった。
栄養補助食品の取扱中止 利用者へ業者から提供された無料サンプルをさしあげることは行うが、注文は個人で行っていただくことに変更した。 食品等の購入費が不要となった。在庫品を置くスペースが不要となった。事務員の一連の作業が不要となった。
訪問看護指示書の変更 複写式帳票を廃止し、患者名・住所等を入れたものをパソコンで作成し、主治医に指示書の記入を依頼することにした。 印刷代が不要となった。原本をいただけるようになった。
私立保育園へ訪問し、職員、保育の様子を知る。 私立保育園の市が行う監査に、今年度から指導保育士が同行。職員との顔合わせのところに参加させていただき、互いの自己紹介をした。 各私立保育園に訪問させていただくことで、園の施設、環境、職員を知ることができ、私自身、各園のことをほとんど知らなかったのでとても勉強になった。また、顔を知らせることで関係ができ、情報交換がうまくできていくと感じる。
保育園へ文書事務の内容を周知 「文書事務の手引き」を各園に知らせた。 今まで前任者のものを利用し、文書について気にしていなかった園も基本のものにしたがって文書を作成することができた。
繁忙期に窓口当番に経験度等を配慮する。 月末にベテラン職員を配置する。 納税等対応にスムーズに処理することができている。
軽自動車税の現年滞納者への早期納付の連絡 現年で滞納になっている方に連絡して、最終納付日を示して、納税を促すこととともに、譲渡したなどの理由のあるkたには、正式の手続きをしないと今後も課税になるなどを説明する。 単に忘れている場合や納付する機会がないなどの人には、日曜窓口などで支払いう人が多い。また、譲渡はしたが、手続きをしていない人は、手続きをする人もあった。
◎遮光ネットの砂場カバー 遮光ネットの切れ端がたくさんあったため、それを縫い合わせ、砂場カバーを作った。 遮光ネットのカバーを使ってからは一度も糞をされることはない。遮光ネットのため、通気性もよく砂場を清潔 に保つことができる。
◎ペットボトルの土嚢 2リットルのペットボトルを家庭から持ち寄り、そこに砂を入れ、紐をつけておもりにした。 ペットボトルのおもりは丈夫で使いやすい。
園児に渡す封筒の再利用年数の増加 封筒にクラス色を塗るのをやめ、3歳児はクラス色の小さな○シールを、4歳児は中くらいの○シールを、5歳児は大きな○シールを上から重ねて貼り、学年末に園に返却することとし、保存状態がよければ3年間再利用できるようにした。また、個人写真を保管する入れ物も同様にした。 今年度から始めたため、3年間1枚の封筒で済む園児が、何人になるかわからないが、毎年園児数の封筒を市役所からいただかなくてもよく、経費や資源の節約につながると思われる。
職員ポータルにバナー広告を募集する。 職員ポータルに有料バナー広告を募集する。 1人一台PCが設置されている状況であり、少なくともポータル画面は1日1回は目にするものなので、広告媒体としての魅力は十分あると思われる。
照会事例を記録に残す コンサルタント等に照会した事例を記録に残す。 まだ、事例が少ないので顕著な効果は見えていないが、以前と同様な事例が発生したときの問題解決までの時間が短縮された。経験豊富な専門家の見解を蓄積できるので、的確な問題解決ができる。
市議会会議録の目次のデータ入力 市議会録の目次情報を図書データーの一部として入力することとした。 議題、質問者の名前から検索ができるようになるため、市政に関することを市民が調査する際に市議会議事録を活用することができ、職員にとってもレファレンス依頼時の調査時間短縮となる。また図書館では、半永久的に議事録を所蔵するため、継続していけば碧南市政の貴重な記録となる。
係内勉強会の開催 担当以外でも知っておかなければならないことや、普段の業務において疑問に感じたことを取りまとめ、係内で随時勉強会を開催し、知識の共有を図る。 継続することによって、係員の知識の統一ができ、窓口で待たせることや係員ごとで対応が変わるといったことがなくなる。また、お客様としては市職員はすべて同じであるため「同じ公務員なのになぜ分からない」との不満をなくすることができる。
トイレの美化 「汚したら、トイレットペーパーを使って自分で掃除しよう」という内容のポスターをしゃがんだ時に目に入る位置に掲示した。 職員がトイレを使用する度にチェックし掃除をしていたのだが、汚れている回数が激減し、苦情もほとんど無くなった。汚した本人が掃除していると思われる。
NHK受信契約について 碧南市として各施設の契約を一括し、団体契約を結ぶことで割引が適用されるのではないかと考える。 受信料の軽減がはかられるはずである。
証明書発行業務の見直し 今まで見直しをしてこなかった証明書発行業務のあり方について調査し、証明書1枚に載せられる資産の制限を撤廃するよう見直した。 土地・家屋証明書の発行方法は明確な根拠がなく、1枚につき1つの資産しか載せられないことについて納得できる説明ができていなかった。発行方法を見直すことでこの不満について解消することができ、市民サービスの向上が図れる。
高齢者等減免事務取扱要領の作成 過去の事例や明文化されていない担当係員の知識、保管されている資料などをまとめ、明文化することで高齢者等減免の適用の可否についての判断基準をより明確にする。 特殊事例について審査を行う場合、要領に記載されている内容をもとに判断することができ、根拠を持って対応することができる。また、担当係員でなくても対応することができ、窓口でお客様を待たせることがなくなり、業務の効率化が図れる。
家屋調査方法取り決めの作成 家屋担当の係員が商品、資材について調査を行い、碧南市としての評価方法の取り扱いを明文化し、係内の周知を行った。 評価の判断が悩ましい事例について、その都度担当に相談や調べる必要がなくなり、業務を効率的に行うことができる。また、碧南市としての取り決めを明確にし、より正しい課税を行うことができる。
り災証明書発行業務移管に伴う発行業務の見直し 市民課の発行業務マニュアルを参考に、固定資産税係として、被害調査からり災台帳の作成、り災証明書の発行までの一連の業務をまとめ、見直し、実務マニュアルを作成した。 今年度よりの業務になるため、マニュアルを作成することですぐに対応できるようになり、業務移管での窓口負担を軽減することができる。
短期証世帯への勧奨通知の廃止 短期証の更新は6ヶ月ごとに行なうため、以前から短期証になっている世帯は6ヶ月前にも更新通知を送付している。また、初めて短期証になる世帯に対しては1ヶ月前に事前通知を、当月に更新通知を送っており、周知は十分されていると考えられるため、再通知の送付を廃止することとした。 保険証は本人が納税相談に応じれば随時発行している。また、再通知を送付しても納税相談に来庁して保険証を更新された世帯は多くないため実害がなく、郵送費の節約につながった。
図書館資料の団体貸出図書における利用区分の拡大 団体貸出用資料を一部一般利用者にも貸出可能とした。 今ある資料を有効的に活用することができるようになり、利用者が借りたい資料を予約待ちする回数が減った。
市役所周辺案内地図(ポルトガル語)の作成 保健センターや文化会館を含んだ市役所周辺地図をポルトガル語で作成し、これを渡して案内するようにした。 地図を手書きする手間が省け、受付時間の短縮につながった。
あおいパーク未利用場所の有効活用  チェーンソウアート作品・ドールハウスの展示・プリザーブドフラワー教室作品展示・新川のかじやさんの作品展示(これがきっかけで朝日新聞に取り上げられた)・ボーンチャイナ作品展示(クリスマス、ひな祭り、おつきみ等のイメージ展示)、今後少しずつ幅を広げていきたい。なお、1月(正月)の展示は土人形を予定している。予定の無いときは古い農具などを展示する予定。これらの展示にて集客につなげる。 口コミやホームページなどを通じ、見学に見えた方の一部は、あおいパークを初めて知るだろうし、産直市・体験農園・レストラン・お風呂等の利用につながりることが期待できる。
また、なくなられた平七土人形作家高山八郎氏の息子の妻(息子さんはすでに亡くなられている)が技術をつないでおられる。その作品の展示を通じ土人形の伝承を側面より支援していきたい。
つり大会の魚の重量測定をデジタル化 デジタルの秤と魚を乗せてもらうかごを購入し、魚を釣った人に、釣った魚をかごに入れてもらうという手法に変更した。 従事者の手を煩わすことなく、時間も短縮され、スムーズに計量をすることができるようになった。参加者も魚をかごに入れたりする作業は簡単であるため面倒くさがらず、協力してくれている。デジタル化したことで、20グラム単位で測定が可能となり、今年度においても80グラム差で順位が決まるなど、効果はてき面。吊り秤でここまでの測定は不可能であった。経費面ではなく、精神面、衛生面、結果が明確な数値で目に見えるという点で改善できた。
保険料・税の初期滞納者への重点対応について 保険料・税の初期滞納者は、滞納理由が「納め忘れ」であるケースが多いため、1期〜2期分ほど滞納した状況から、電話や手紙、臨戸対応をする。また、長期滞納者についても、同様の対応を積極的に行うことでさらに効果が期待される。 後期高齢者医療保険料について平成23年度より行っており、22年度と比べ、現年分滞納額で2,384,300円の改善、滞納繰越分で1,402,543円の増収となり、合わせた収納改善額は3,786,843円となった。
県税調査依頼物件の評点数置き換えファイルの作成 EXCELファイルによる計算表の作成。部材名・部材評点数・補正を打ち込むことで項目ごとの評点数を求め、家屋全体の評点数を置き換えられるようにした。 手計算で計算する必要がなく、また数字を置き換えるだけで評価の置き換えが出来るようになったので、正確かつ効率的に評価の置き換えが出来るようになった。また県税の様式の変わらない限り、3年に1度の評価替え年度におけるこの問題をスムーズに処理できるようになった。
区民館運営費補助金について 区民館の施設使用料については、すぐに対応するのではなく猶予が必要と思われますので、1年1割で5年で5割まで持っていき市と区が折半まで持っていくことが良いのではないか。他の支出項目総てにも同様としてはどうか。 区民館運営費補助は、市と町内会との負担が折半になればよいのでは
外国人の窓口業務に関する案内文書等(ポルトガル語)の整備 外国人が関係する各種の届出や申請等手続き等の案内文書を新たにポルトガル語で作成し、窓口を訪れた外国人の方々に渡しながら、手続きの説明や案内を行うようにした。また市民課以外の業務に関するものも作成し窓口に常備するようにした。 通訳(口頭)だけでは用の足りないことや、説明しなくても読めば分かるようなものは、この案内文を渡すことで対応できるようになり、受付時間の短縮につながった。他にも国や他市町村の業務に関する案内文も作成するなどして、外国人における住民サービスの向上に寄与した。
口座振替手続きの簡便化 口座振替依頼書用の返信用封筒を作り、郵送で受け付ける。 コンビニ収納が開始されると、口座振替率は下がると予想される。手数料を比較すれば、コンビニ収納よりも口座振替の方が断然安いため、口座振替率を下げないことが経費削減になる。郵便代はコンビニ収納手数料2回分で元が取れる。
産業道路沿線施設の紹介マップをイベントチラシの裏面に印刷 イベントチラシを庁内印刷で作成する際、裏面が空く場合は、裏面に産業道路沿線施設(あおいパーク、水族館、明石公園、臨海公園、たんトピア)の紹介を載せた沿線マップを印刷することとした。各施設も了承済。 産業道路沿線各施設をまわって遊べるプランを提案することにより、レジャー客の碧南市内での滞在時間を増やせる。また、チラシ裏面を使うことから、新たな用紙を用意して印刷するのに比べて費用は安価である。
あおいパーク体験農園で収穫作物の最新情報をホームページに掲載 収穫作物が入れ替わるたびにホームページに最新情報を掲載することとした(平成23年度途中から) 家族連れやグループはホームページで調べてから訪れる人が多いため、職員の説明時間が短縮され、また、旬の野菜のPRにも役立っていると感じている。
生活保護申請時における生活状況等聴取時間削減 履歴書を新しく作成。@家族構成(係累図作成時の参考)、A資格・免許(就職活動支援時の参考)、B生活歴(婚姻や出産等ケースの概要作成時の資料)、C健康保険の加入状況の各項目を追加。 新しい履歴書では、生活歴の記載項目が追加された為、以前のように履歴書を元に再度生涯の生い立ち等を聴取、記録するケースが減少した。また、家族構成の記載欄を新たに設けたことから、戸籍謄本等の書類のみで係累図を作成するよりもイメージがつき易く、作成がスムーズに行える。その他に、健康保険の加入状況欄は職員の聞き忘れ防止に、また、資格免許欄は、今後の就労支援時の参考になる。
ホームページの施設へのアクセス欄にグーグルマップを掲載 ホームページにグーグルマップを掲載した(平成23年度途中から) グーグルマップは大きい地図で細部まで確認できるため、どこから来る場合でもルートの確認がしやすい。初めての来園者はホームページを見ることが多いため、職員の説明時間も短縮されたと感じている。
新規保育所入所者の保育料算定に係る入力作業の省略化について 従来の方法を以下のとおり改善した。@所得税を調べる保護者住基番号をシステム係にデータで送付。Aシステム係より保護者の所得額等をCSV形式で抽出してもらう。BAでもらったデータをアクセスファイルに貼り付け、自動で所得税の算定をするようにした。 データ抽出により算定を行うことによって、入力ミス等の人為的ミスを防ぐことができ、正確に所得税の算定ができる。また、入力時間を省くことができる。
水を使わないエコ 絵の具を使うときに、容器に廃材(牛乳パック)を利用する。 水を無駄使いすることがなくなった。
業務のマニュアル化 各担当の全ての事務においてある程度決められた様式を以って作成させ、決められたフォルダに入れるようにしたことにより事務引継ぎがスムースになり、とくに窓口業務など担当が不在でも他の職員がマニュアルに沿って対応できるようにした。 延11名、業務数113件についてマニュアルを整備した結果、各担当の事務引継ぎがスムースになり、とくに窓口業務など担当が不在でも他の職員がマニュアルに沿って対応できるようになった。
書類におけるフッタ部分にパス(電子的な保存場所)を必ず印刷 ワード及びエクセル書類におけるフッタ部分にパス(電子的な保存場所)を必ず印刷するようにした。 事務的に毎年膨大に作成される書類(特にワード及びエクセル書類)がどこに保存されているかを探すのに膨大な時間と労力を要することが無くなった。
芸術文化ホールから避難所への経路MAP 芸術文化ホール周辺の避難所への経路が分かるMAPを作成した。 地図情報がない場合に比べ、迅速な対応が可能である。
グループスケジュールの活用 毎週行う課内(係内)打ち合わせで入力されたスケジュール情報を印刷し、打ち合わせに活用することとした。 職員が業務スケジュール等を入力する意識が高まり、スケジュール確認等を行いやすくなった。
小中学校が市の庁用車を使用する場合の予約管理簿作成 だれでも状況がわかるよう予約管理簿をつくり一括管理する。 問い合わせ等に、だれでも即確認対応でき、電話口、窓口での待ち時間が減る。
市政アンケート発送封筒への宛名直接印刷 宛名シールをやめて、封筒に直接印字するようにした。 費用と作業時間の短縮ができた。
生活保護受給開始者に対する遵守事項確認書 「生活保護を受給する方へ確認事項」という書類を新たに作成。これによって、これまで口頭で説明を行っていた内容全てを文書にした為、職員の説明漏れも防げる。また、書類には、説明を受けたことを証拠として残す為、生活保護を新たに受けるの世帯員全員の署名をするように署名欄を設けた。 生活保護の受給開始者全員に対して、生活保護法の説明が均一に行えるのに加え、職員の説明漏れが防げる。また、収入申告漏れがあった場合等に、収入申告の説明を職員から受けた受けていないという言い合いになった際の、根拠資料として使用できる。よって、そのような場合の対応時間短縮が期待される。
レジスターの導入 バーコードリーダー付のレジスターを導入した。 観覧者の待ち時間の軽減によるスムーズな受付業務を行うことができるようになった。また、受付事務員の集計時間の短縮につながった。
収蔵庫整理棒の設置 収蔵庫内の収蔵棚に整理棒を設置した。 整理棒を設置することで収蔵棚の活用できなかった場所を活用できるようになり、作品を効果的かつ安全に収蔵させることにつながった。
朝の10分間ミーティング 毎朝の10分程度全員でミーティングを行う 全員が本日の予定を共通理解できスムーズに療育ができるようになった。打ち合わせがしてある事で職員の無駄な動きがなくなり療育に専念でき職員の意識改革に繋がった。
会議案内及び団員アンケートについて 今年度からEメールでの案内に変更した。また、団員アンケートを紙で渡し提出していただいておりましたが、へきなん防災メールを使い消防団からアンケートに変更した。 紙の節減、FAX料金の節減。
消防団協力事業所の管理変更、消防団員の個人番号付加 消防団協力事業所については、エクセルのみの管理にアクセスを対応させることで業務の円滑化が図れた。
 消防団員の管理については、市内在住の団員に個人番号を付加することで突合などが簡易に行えるようになった。
両提案とも作業時間の短縮と人為的ミスを減らすことができた。
わかりやすい窓口への改善 ・遠くから市民課の場所がわかるように一番良く見える壁に「市民課」の文字をワードで作成して掲げる。
・4つある記載台すべてに「市民課記載台」と表示
・証明発行専用の窓口と戸籍届出の窓口がわかるように表示
→その際にただ「証明発行」と「戸籍届出」でなく、「住民票・印鑑証明等受付」、「出生届 婚姻届など 戸籍届出受付」と具体的に表示して一般の方にわかりやすくした。
・市民課はここですか、と聞かれることが減り、市民課に用事のある方がスムーズに窓口に来れるようになった。
・窓口に来る前に「市民課記載台」の文字が目に入るようになったため、受付を陣取って申請書を書く方が減り、ほかのお客様をお待たせしたり、受付を混雑させることが減った。
・証明発行のみの方が、座って対応できる戸籍届出用の受付に座ってしまうことが減り、お待たせすることが少なくなった。
スタートアップの活用 スタートアップに入れておけばパソコンを立ち上げたとき自動的に予定表が立ち上がる。 予定の確認漏れがなくなる。
休憩時間少しでも確保! 保育園は、休憩対応職員がいない為休憩時間を取らずに至る。園児の活動で、比較的安全が確保しやすい給食・おやつの時間に子どもから離れ、交代で20分間休憩をとるよう計画した。 取れなかった、休憩が20分間でも取れていること。
節電に努めよう! 1室で、3年齢の話し合いを行なう。 節電になった。
熱中症対策! ミストをこども課職員に4箇所、取り付けてもらった。
遮光ネットを園庭、プール、保育室前のテラス、給食室の窓に張り日差しをさえぎった。
ミストで体温が下がり心地よく、熱中症対策になった。
日陰を多くしので、気温を下げる為の余分な水巻をしなくてもよかった。保育室の前の遮光ネットは、エアコンの設定温度を上げることができた。
就学援助制度の認定審査事務の改善 ・市民税の所得情報の電子データの項目を精査し、新たに給与収入、営業等所得、年金所得、地震保険料控除、課税区分、被扶養者区分を追加。
・市民税の所得情報の電子データに、当初閲覧申請時以降、所得の申告や扶養情報の申告を済ませた者を更新した最新版データを依頼した。
・閲覧申請の対象者は同じで、一度承認を得ているため、担当者に電話で依頼し、最新の電子情報が得られるよう簡素化した。
・審査判定のための入力シート(基準調書)を地区ごとで2分割した。
・所得情報のない者の中で、被扶養者、未申告者の区別がしやすくなった。
・未申告者に所得申告を促しやすくなり、より正確な審査ができるようになった。
・入力シートを2分割することで、担当者1人だけでなく別の担当者も入力事務ができるようになり、認定結果通知時期を早められた。
保育材料発注の見直し! 複数の業者のカタログを調べ、同じ商品の場合は、安い業者で発注する。 節約の意識が職員間にも広がり、調べて発注することが習慣になった。予算の有効活用になった。
証明書発行業務の見直し 今まで見直しをしてこなかった証明書発行業務のあり方について調査し、証明書1枚に載せられる資産の制限を撤廃するよう見直した。 土地・家屋証明書の発行方法は明確な根拠がなく、1枚につき1つの資産しか載せられないことについて納得できる説明ができていなかった。発行方法を見直すことでこの不満について解消することができ、市民サービスの向上が図れる。
書籍の供覧 有益な情報は市役所全体で共有することが好ましい。
市役所全体で共有できるよう3階研修室にて供覧出来るようにする。
職員の学習意欲の向上。書籍単価に対する費用対効果の向上。また課の保存スペースに余剰が出来る。
死亡者情報について チェックリストに連絡委員や団体職員等も追加して漏れなくチェックしてもらう。 市政功労者以外の死亡者についても漏れなく対応出来る。
アリーナ用掃除機ホースの収納 廃材を利用してホースを差し込む収納場所を設置した。 ホースが床に転がっていることがなくなった。
ヤング向け掲示板の設置 ヤングアダルト向け情報の掲示板を、ヤングアダルト資料の近くの柱に新たに設置した。 ボードに勉強をしに来た学生さんの目がとまるようになった。
アリーナ掃除用モップの整頓 壁のフックの高さをずらして設置した。 フックにモップをかけた時の高さがずれることになり、スムーズにモップをフックにかけることができるようになった。
アリーナ利用者へのスムーズな退場のお願い アリーナに速やかに退場するよう掲示するとともに、利用状況チェック表にも速やかな退場のお願いを印刷した。 利用者がスムーズに移動してくださるようになったため、苦情がなくなった。
アリーナの椅子の整頓 アリーナの外、待合ホールに椅子を置くスペースを設置。床にテープで枠を表示した。 椅子が定位置に戻るようになった。
避難経路図の掲示 避難経路図を館内の各所に掲示した。 この施設は開館してから20年近く経過しているが、今まで気づいて来なかった。避難経路図を見ている利用者がいることから、利用者の防災意識が高まった。
チラシの整頓 A4サイズの仕切り板を厚紙で設置。 チラシが取りやすくなり、乱雑になることもなくなった。
長い定規の整頓 キャビネットの側面にフックをつけ掛けるようにした。 定位置が決まり、掃除の邪魔にもならなくなった。
プリンタ台の再利用 プリンタ台に廃材を使って下駄を履かせ、隣にあったパソコン台と同じ高さにした。 パソコンを使用する際の原稿台等に利用できることとなった。
出張所で発行できない証明書の明示 発行できない証明書をレジの近くに表示した。 利用者からの問い合わせに即座に対応できた。
出張所記載台の申請書配置位置の明示 窓口に申請書配置図を設置した。 申請者に「向こう側の右から2番目」という案内ができるようになり、職員も迷わず応対できるようになった。
すこやか健康教室の物品準備チェックリストの作成 教室開催までの「行動チェックリスト」を作成し係員全員が準備の進捗状況を確認できるようにした。 二度手間だったものが効率化でき、準備不足もなくなり準備万全で望めるようになった。
成人歯科健康診査受診率向上 碧南市では産婦歯科健康診査を実施していない。同日に赤ちゃんサロンを実施していたため、産後の歯科健康診査の必要性等を呼びかけた。 成人歯科健康診査に若い女性(子どものこれからのむし歯を予防する母親自身)が受診するようになってきている。そのため、成人歯科健康診査の受診率向上につながってきている。
保健センター年報の作成について 原稿は係毎に事業担当者の責任校正で行ったため原稿読み合わせの回数(今までは2〜3回)を削減できた。3係の原稿を調整するためページ振りに多少手間がかかった。庁内印刷。製本は業者委託。見栄えは今までどおり。 平成24年度は取り組み初年度であったため、係間の調整や印刷原稿の作成に時間を要した。が、読み合わせ時間が削減され、作成費用が削減された。来年度からは今年のものを修正して対応することになるため作成時間も短縮できると考える。
高齢者元気ッス館下足入れナンバー表示の改善 下足入れは縦5×横14×2面(背中あわせ)の140速分となっている。そのナンバー表示について、10足分ごとに下地の色を変え、文字も大きくした。また。取り違えないよう各自で目印、名前などをつけていただくよう喚起する大き目の注意書きも下足入れの上に掲出した。 履物の取り違えが表示の見難さに起因するものばかりではないので、取り違え件数での効果を計数的にははかれていないが、利用者から「見易くなった」という声は聞かれた。
職員募集 碧南市役所のホームページへ掲載 インターネット環境があれば、自宅で求人情報を知ることができる。看護師1名採用できた。
あいち戦国姫隊の招致について 武将・戦国ブームが続いているなか、徳川家康の生母である於大を始めとした6人で、昨年、愛知県が結成した「あいち戦国姫隊」を碧海5市で初めて招致し、家康にゆかりのある大浜(陣屋広場)にて、演舞を披露するとともに、てらまち俳句ingを盛り上げ、新たな集客を図る。 愛知県は、信長、秀吉、家康の三栄傑を始めとする戦国武将ゆかりの城、史跡、博物館などの観光資源が豊富に存在することから、それらを活かした「武将観光」を推進しており、「武将観光」に関心のある、幅広い年齢層からてらまち俳句ingへの参加が期待できる。また、「あいち戦国姫隊」は、愛知ゆかりの戦国武将の妻、娘などで構成されており、姫隊ファンの来訪も期待できる。
碧南市内巡回バス(くるくるバス)車体への有料広告掲載の実施 平成24年7月に更新したくるくるバスみどり車には、バス車体側面に広告掲載場所を4枠(運転席側2枠、乗降口側2枠)設けたが、これに加えて全ての車両(みどり車、あお車、オレンジ車、パープル車)の側面最後尾窓にも広告掲載場所を2枠(運転席側1枠、乗降口側1枠)設けて、平成24年9月13日から募集を開始した。  市有財産を活用した自主財源の確保(422千円)及び年間約15万人が利用する市内巡回バス車体への有料広告掲載を実施することにより、地域経済の活性化が期待できる。
特定保健指導集団方式の実施 集団方式を取り入れ、時間及び人員の削減を図る。 集団方式の実施により、80分で最大保健指導対象者24名に対しスタッフ3名で実施することが可能となった。
特定保健指導通知方法の改善 個人通知を返信方式にし、特定保健指導を受けるか受けないか、受けないのであればその理由は何かを把握できる内容に変更。それにより電話・訪問の件数を減らし、時間及び人員の削減を図る。 23年度6月分の電話・訪問実施者は95%であったのに対し、24年度6月分の個人通知返信率は49%であり、電話・訪問対象者は51%に改善された。
ジェネリック差額通知の実施 新薬よりも費用が安い後発医薬品(ジェネリック医薬品)に切り替えた場合の差額を各世帯に知らせ、ジェネリック医薬品に切り替えを促すことにより医療費を抑えるとともに、ジェネリック医薬品についての知識普及を図る。 ジェネリック医薬品に変更すると月に2,000円以上の差額がある世帯に対し、差額通知を発送したところ、その後6ヶ月の間に1割の世帯がジェネリック医薬品に変更した。
健診受診票を作成年度毎に整理して保管する 書棚の受診票を在庫枚数を作成年度毎に管理、整理した。その際に使用する整理カードを年度毎に色分けした。 在庫の管理がしやすくなった。
健診を受診される聴覚障害者への対応 黒の背景に白抜きで「指示事項の用紙」を作成した。 薄暗い検査室でも黒の背景に白抜き「指示事項の用紙」であると今までよりも見やすくなった。
生活習慣病予防健診女性専用日の「検査の流れ」の案内を作成 保健センター1、2階、駐車場での検査を受診者が迷うことなく回れるよう、それぞれの持ち場で次の検査案内がわかりやすく出来るように「検査の流れ」の案内をイラストにして作成した。 職員が同じ媒体を使用して説明するので、内容も統一しており受診者の対応に差がなくなくなり説明しやすくなった。
救護活動に使用する救急物品の準備について 救急箱とは別に小袋で水ペットボトルを用意し、「飲料水にも使用できます」札をつけた。 救急箱とは別に小袋で水ペットボトルを用意し「飲料水にも使用できます」札をつけることでいざ、というときに使いやすく出来た。
6024・7521・8020歯科保健運動推進 予算の配分方法を検討。
市として7521・6024歯科保健運動のみならず8020歯科保健運動の推進を図った。
7521・6024の記念品歯ブラシを3本から2本に減らし、残りを8020の記念品にあてる予定。
地区歯科医師会任せではなく、市としても推進・啓発に重点をおけるようになった。
転入者の予防接種・健診の受診状況の管理 転入者の名簿を一覧表にしておく。転入者が窓口に来所した際、どの予防接種の予診票を配布したか分かるように申請書を書いてもらう。窓口に来ない場合は履歴の確認票を送り、返信があった場合は名簿の一覧表にチェックし、どの段階で予診票を渡したかが明確に分かるようにしておく。 確実に予診票の配布ができ、二重に渡してしまうリスクが軽減する。また、転入者の予防接種履歴の把握が以前よりも正確にできるため、接種勧奨の向上にもつながる。
採尿方法をイラスト化し見やすくする 採尿の方法をイラストを入れてわかりやすくし、紙で作成したものにパウチをして敗れないようにしてトイレに貼った。 採尿時に見やすくわかりやすくなった。
ブラインドカーテンの降幕 夏季において日差しの強い時、冬季において採光の見込めない時等には、 近場の職員にてブラインドカーテンを降ろすよ心がける。 建物内の保冷、保温。また空調費用の節約。
生活習慣病予防健診の受付について 案内封筒に健診コース、受付時間がわかるよう、「日時」のところに色分けしたアンダーラインを引いた。 案内封筒に健診コース、受付時間がわかるよう、「日時」のところに色分けしたアンダーラインを引き、中身を見なくても確認して即、適切な対応が出来るようなった。
全庁通知情報の活用(リサイクル等の活用) 全庁通知掲示通知情報を見て、プール2ヶ、たらい2ヶ協力を得られた。また、ボランティアの方にも呼びかけたことでビニールプールを1ヶ協力して頂くことができ、園の予算の削減に繋がった。 1予算削減に繋がった。(購入費用、水道料軽減)2安心安全な水遊び個別のビニールプールやたらいに変更した為、他者とプールに入ることの苦手な子どもが安心してプールに入れた。3ロスがなくなった。(急なプール中止により、大量の水を捨てることがなくなった。ビニールプールは短時間で給水できる上、水の量も少なく、水温も一定温度の確保ができる。4全庁通知情報を通して、にじの学園について理解が深まった。
5家庭から持参してくる保護者もあった。(家庭からの協力)
介護予防事業用レクリエーション用品の整理整頓 ダンボール箱に用品の種類毎に色のガムテープで印をつけて、箱の補強と目印を兼ねた。色毎に保管した。 物品の出し入れがしやすくなった。誰でも定位置にしまえるようになり整理整頓が出来た。
火災調査票の改善 内閣府が作成している災害(地震・風水害)災害調査票を基に、判定基準・計算方法を見直し、新たに調査票を作成した。 現地調査の簡略化、被害認定の計算にかかる時間の短縮。調査員による判定のばらつきの解消。
【歳出明細表】の作成 【歳出明細表】の作成を款項目別に行い、それぞれ発注から支払まで一目で把握できるようにした。 発注から納品、請求書受領、請求金額、支出調書作成、支払までの一連の流れが目に見えるようになり予算の執行状況の確認が簡単にできるようになった。又、次の発注にも生かせるようになった。値上げ・値下げもすぐに把握できるようになった。
歯科医療機器のドミノ式活用 第1分館の取り壊しに伴い、歯科診療所が閉鎖されることになったため、分館に設置してある診療ユニットと保健センターの診療ユニットを比較し、双方老朽化してはいたものの、新しい(12年を経過しているものの劣化が少なく健診には支障がないと判断された)第1分館の診療ユニットを保健センターに移設することとした。 ユニットの劣化により健診に支障が生じていた保健センターでの歯科健診が、以前に比べ安定して行えるようになった。新規に購入することが回避され、ユニットの移設費用のみの支出に抑えられた。(長期的に観た場合、新品を購入した方が良いのではという意見もあろうが、短期的に観た場合費用が格段に抑えられ、健診に支障が無くなったことは事実である。)
災害時に困らないための提案@ ガソリンの減りが半分を切ったら直ぐ満タンにするよう習慣をつけることが良いと思う。 災害時、すぐ活動できる。
『やさしい』イメージで市民の皆様に相談しやすい課になる。 季節に応じたレース編みの作品を置き、課のイメージアップを図る。 高齢者の介護で困って相談にいらっしゃった方が温かい気持ちになる。課のイメージが『やさしい』感じになる。
ふれあいフェスティバル体操発表会で使用するめくりの自前作成 ふれあいフェスティバル体操発表会で使用するめくりをロール紙を購入し、生涯学習課にあるプリンターを借用し自前で作成するようにした ロール紙購入の費用はかかるが、外部発注に比べ安く作成できた
会議の日以外は、6時には帰ろう!! ○たくさんの仕事はあるが、仕事の優先順位をつけた。
○いかに時間内で仕事を終えることができるか、計画を立てた。
○5時15分になったら仕事の終了時間を伝え、お互いに意識ができるように声を掛け合った。
○みんなが、計画を早めに立てるようになり自分で仕事の優先順位をつけるようになってきた。
○1人、2人・・・と自分の仕事のきりがついた人から帰るようになり、他の人も時間を気にするようになった。
○みんなで声を掛け合い、会議以外の日は、最後の人でも6時までには帰れるようになってきた。
郵送料の節約 郵送するにあたって、発送前に農業委員会に会議の日程を確認することにした。 郵送料の節約はもちろん、係同士のコミュニケーションも以前に増して図れるようになった。
災害時の職員への連絡にへきなん防災メールを使用 へきなん防災メールで、一斉にメールによる通知を行うようにした。 迅速かつ正確に情報を伝えることができるようになった。
碧南市民病院への予防接種の委託事務の変更 日本脳炎のワクチン代込みで契約を変更した。 ワクチン代込みでの契約により、市民病院でワクチンを準備することとなり、健康課の事務の簡略化へとつながり、市民病院側も予約と、ワクチン準備の予定が立てやすくなった。
子育て支援情報の提供 社会福祉協議会運営の保育園(5園)の子育て支援センターだよりを、赤ちゃんお誕生おめでとう訪問の際に配布。 子育て支援センター利用者の増加。子連れで出かける場所の情報提供により、母親通しの交流もできるため地域での子育て支援に貢献できる。
子育て支援情報の提供 ファミリーサポートの情報を、母子健康手帳交付の際の周知に変更した(H24年10月〜)。 変更してすぐなので効果は未定。
予防接種予診票再発行者の管理 再発行した場合は、申請書を書いてもらう以外に、再発行の予診票に「再」の印鑑を押すこと、またもし郵送した物が見つかっても、「再」の印鑑が押してある予診票しか使えないことを説明した。 再発行の履歴が確実に把握でき、過剰接種の危険性が軽減した。
防災行政無線の操作マニュアルの改善 実際に使用する機能や使用手順を明確にするとともに、写真入りの説明を増やすことでより分かりやすいマニュアルに改善した。 防災行政無線のスムーズな使用が可能になった。
フッ化物歯面塗布方法変更 フッ化物歯面塗布方法を綿球法から歯ブラシ法(歯ブラシにより通常の歯磨きの要領で歯面に塗布する方法)へ変更することにした。 フッ化物を塗布する前に歯磨きを実施し、歯磨きの要領で歯面に塗布するため、金属音がなくなり児が怖がらなくなったのか泣く児も減少した。何よりも綿球を誤飲する心配もなくなり、安全性が保障された。また、奥歯の溝までしっかり塗布できるようになった。フッ化物の使用量については、製氷皿を用意し一人ずつの使用量を計測しフッ化物を使用しているため、ムダも無くなり全体の使用量も減っている。経費削減につながってきている。
寄贈等参考図書の整理について 図書整理担当者を決め、美術館ごとに整理するようにした。また、図書をデータ化した。 参考図書を探す手間が省け、業務効率が向上した。また。整理整頓することにより、限られた書架のスペースが有効利用できることとなり、更なる収納が可能となった。
水の使い道について 栽培物のみずかけに使う。 排水溝に砂がつまらなくなった。水かけの水が再利用できるようになった。
給与・人事評価制度に関する職員アンケートの実施について あいち電子申請・届出システムを使って、職員にアンケート調査を行った。 @高い回答率(全体65.8%、一般行政職84.2%)であり、今後の人事給与制度の参考として活用できる。
A人事給与制度について、職員が関心をもち情報収集する機会になった。
Bあいち電子申請・届出システムがあまり活用されていない状況だが、関心の高いアンケートを実施することで、このような手法が他の業務でも活用できることを周知できた。
保育室を変えて電気使用量を節約 使用する保育室を3歳児の保育室(狭い)に変えた。 前年度に比べて、夏季の電気使用量がへった。
幼児の遊びで使う絵を描く紙について 裏が白い広告紙を描画遊びに使用した。 画用紙やリサイクルペーパーを買う分の費用が浮いた。
課内でアクセス研修 課内で希望者を募り、アクセス研修を習得度にあわせ初級編・応用編の2回開催。 アクセスを利用することにより、手作業で行っていた種々の業務の効率化が図れる。また、前担当が作成したアクセスファイルを効率よく改善することも出来るようになり、ひいては業務の正確性、時間短縮につながっていく。
会議開催通知に会議終了予定時刻の記載 過去の実績や、会議内容を考え開催通知に終了予定時刻を記載するようした 出席者にとって終了予定時刻の記載があるため、その後の予定を立てやすくなった。
碧南市健康を守る会支出調書の修正 一般会計の支出調書の記載事項を参考に調書内容の見直しを行った 一般会計の支出調書を参考に記載事項の精査を行ったため記載事項の不備がなくなった
善意の傘利用 くるくるバス車内に置き忘れられた傘を「善意の傘」として、くるくるバス車内に常備し、急な降雨時に利用していただく。 処分費が不要となり、また、市民の方に利用していただくことで、市民満足度の向上につながる。
PC等管理システムの内部開発 パソコン等の情報を管理するための簡易的なシステムを開発しました。操作上戸惑わないよう、これまでと同じくACCESSにて開発しました。始めに管理上必要な項目を洗い出し、それらを簡単に入力、変更、確認できるようにシステムの動きを設計しました。集計のことを考え、データは統一的な入力ができるようにしました。また、データの集計、必要な分だけの出力等はボタン1つで行えるようにしました。 パソコン等の情報を管理するには有償のパッケージソフトを導入するケースが多いですが、管理上最低限の機能に割り切り内部開発したことで、導入費用をかけずに済んでいます。また、今後必要な項目・機能が増えた際も、素早い対応が可能となります。他の業務でシステムを作成する際にも、同様な考え方が適用できると考えます。今後、無償の端末管理ソフトとのデータ連携を予定しています。
次亜塩素酸ソーダ注入ポンプの無注入の検出 流れ表示器を取付けた。 点検時に次亜塩素酸ソーダの注入状況がホールが上下運動を確認するだけで、容易に把握できるようになった。
玩具、遊具、ロッカーの整理とカーテン作り 玩具の置き場には写真を貼り、親子が片付けやすいように玩具を1個ずついれる場所を作った。片付けの後、玩具で遊びたくならないようカーテンをつける。カーテンの布地、糸は工場に出向き不用のものを頂戴した。 写真で片付ける場所を提示した。自主的に片付けができ時間が短縮された。カーテンがつく事で見た目もきれいになった。
時間外勤務申請カードの奨励と活用 翌日の月案を立案する際に、その月の時間外の仕事内容を計画し、上司に申請をする。
申請カードの活用を勧める。
打ち合わせや話し合いの要点をしぼり時間を決めておこなう。
時間外を計画的に申請することにより、効率よく仕事がはかどる。
終業時刻が早くなり、健康的な生活が確保でき、病気の予防につながる。
時間外の仕事内容が、他職員も把握でき協力体制がうまれる。
倉庫、棚等の収納にラベルをつける 用途に合わせて、倉庫を仕分け分類する。各倉庫の棚やケースなどに「ラベル」や「ビニールテープ」に物品名をを貼り、物の表示を明らかにする。 共同で使用するものの在り処が明確になり、仕事の効率が上がる。庫の物を二重に購入する無駄使いの防止になる。
修繕の工夫 ロールカーテンの錘とカーテンを接続するための芯を、不要となったプラスチック製カードケースを細く切って代用し、修復した。 業者への修繕発注をせずに済んだことにより、支出を抑えられた。
花壇の花等の環境整備 球根は花が咲き終わると早目に切り球根を育てる。種のできる物は種を取りポットにまいたりして次の年も種をまき花を育てた。 購入資金が節約できた。
玩具掃除とトイレ掃除 月に一度、全員で玩具掃除をする日を設ける。
母達が交替でトイレ掃除をする。
掃除する日を意識し、積極的に参加するようになった。
親が子どもに、大切にしたり、きれいにしたりすることを、伝えるようになった。
予算配分方法の見直し 各項目での枠という考えを取り払い、1学校での総額を決定し各学校の希望に基づき必要となる項目に予算を配分することとした。 予算が削減される中、予算の弾力運用化により学校の希望がある程度反映できるようになった。そのため、予算の有効活用ができるようになった。
駐車場の草とり 毎日、出勤前に5本草取りをする 毎日の草取りの効果(職員の心がけ)で草がなくなった。近所に迷惑をかけなくなった。
廃材を利用して椅子、補装具の実施 廃材(牛乳パック、ペットボトル、ダンボール、ウレタン、発泡スチロール、布等)を利用して、作業療法士や理学療法士)のアドバイスにより個人に体にあわせて椅子を作った。
職員が作り出したことで、通園している母親も協力をしてもらい、アイディアを出し合い製作をした。
個人に合わせて椅子を作ることで自力で椅子に座るきっかけとなり、成長への援助がに繋がった。
保育士の姿が母親を刺激して母親のやる気に繋がった。廃材を利用することで予算がかからず作成できた。
住民登録対象外者への通知文の発送 住民登録から外れた者に対する通知書をポルトガル語で作成し、該当者に対して送付する。 通知により本人が住民記録から外れたことを早目に知ることができ、また必要な手続きを促すことができる。
経費削減 A44枚をコピーする場合、A3の裏表を使ってコピーするようにした。 コピー代が、半分で済む。
経費削減 毎年リサイクルできるように、丈夫に作り、保管の方法もきちんと整頓して次年度もきれいな状態で使えるようにしておく。 次年度も使えるように丈夫に作っておくことで、多くの画用紙の削減ができた。
経費削減 ペットボトルを使い、栽培物を入れたり飼育物用の水槽に利用した。 廃材を利用することでごみも減り、水槽やポットの購入をしなくて済んだ。透明で中も見やすく、栽培物や飼育物への子どもたちの興味も深まった。
経費削減 ペットボトルを再利用した。 廃材を利用することでごみも減り、ポットや水槽の購入をしなくて済んだ。透明で中がよく見えるため、栽培物や飼育物に対する子どもの興味も深まった。
庁舎南窓のカーテンを閉めて節電 午前11時から午後4時ぐらいまで、カーテンを閉める。 カーテンを閉めることにより窓ガラスからの熱を遮り、冷房負荷が減る電気料金の削減
工場立地法第4条の2第2項の規定に基づく市準則制定 工場立地法が改正され、条例に規定することにより、市の準則を制定できるようになった。(国の基準はあり)これを利用し、工業地域・工業専用地域等【緑地面積率5%以上、環境面積率10%】準工業地域【緑地面積率10%以上、環境面積率15%】のように定める。また、重複緑地の緑地への参入率を上限25%から50%へ引き上げる。 企業は自社敷地内に余剰地を生み出せることになり、工業団地を整備しなくとも市内企業の再投資につながる。再投資増加は固定資産税収入の増加につながる。
キャラクターグッズの販売 市内の企業とコラボし、シール・缶バッジ・お菓子等を作成してもらしい、各商店やイベントで販売してもらう。また、インターネット等でも販売することで、碧南市をPRする。
販売目的の使用については、売り上げの1%を使用料を徴収する。
イベントでの集客効果が見込める。キャラクター及び碧南市の認知度が上がり、市外からの来客数増加につながる。ひいては市内商工業の活性化につながる。
施設の使用済みカーテンの再利用。 大浜小学校体育館取り壊しの際、体育館用の大きなカーテンを廃棄する事を聞いた。そこで、職員室の天井から床までの長さを測り、利用可能な事がわかったので、職員室の窓にかける事ができた。 空調設備の効きも良くなり、来客に席を移動して頂く事無く応接コーナーの接客を快適にする事が出来るようになった。
防災新聞の発行(4回/年) 高齢者や訪問看護の利用者向けに、防災の豆知識や身近な防災グッズ、避難方法や場所など防災新聞にまとめ、定期的に発行することで防災意識を高めるようにした。 現在、新聞を発行したのは2回。(あと2回発行する予定)年度末に再度アンケートを実施し、評価を行う予定。
ゴミ箱のゴミの回収、職員室の掃除 ゴミ箱のゴミを自主的に帰宅時に回収用のゴミ袋に入れる。各自の教材等は、かごの中に入れておく。 ゴミの片付け、机の上の物を移動させて掃除をする手間がなくなり、掃除の時間が短縮され、業務に取り掛かる時間が早くなる。
政策会議の実施において経費計算の説明を必須事項とする  政策会議で協議する内容について、フォーマットを作成し、その中で以下について説明する。@3年間の実施に必要な経費及び財源(財源は必須、自主財源100%の場合はまず自課内での事業のスクラップを必須とする。=ビルドマストスクラップ)A実施した場合の経常収支に及ぼす影響額B3年後の効果の実証方法とその対応(廃止・縮小・継続) 予算編成時だけではなく、常に財政に与える影響を考えることで、自然体の財政規律の引き締めにつながる。また、重複する事業は無いか等、行政の効率化を考える風土の醸成を促す。
情報セキュリティラウンド(巡回)の実施 不定期に病棟をラウンド(巡回)し、PCの使用状況をチェックする。イエローカード(注意)、レッドカード(警告(特に悪質なもの)を用いて、PCに貼る等して注意を促す。ラウンド(巡回)の結果を各部署にフィードバックする。また、なりすまし等の不正行為がないか、電源抜けかけ等の危険使用がないかも合せてチェックする。 不定期に予告無しにラウンド(巡回)を実施した。
[電子カルテにログインしたままPCから離れていた件数]
H23年10月 28件
H24年4月 20件
H24年6月 17件
H24年10月 18件
[H23年10月とH24年10月の比較] 増減数△10 増減率△36%
ラウンド(巡回)が職員のセキュリティに対する意識付けと不正に対する抑止力になるよう今後も継続していく。
重油の使用料の調査の実施 日々の重油の使用料をチェックし、特にメンテナンス後の使用料に注意を払う 無駄な重油の使用を防ぐことができた。
業務スケジュールのエクセル管理  エクセルで業務日誌を作成する。課別共有内に入れているため、課内職員であれば閲覧可能である。照会事項の提出期限や会議出席状況等、エクセルで管理するようにした。  担当業務を一覧で確認可能となった。また、職員ポータルではスケジュールが「人」に帰属されるため、異動すると昨年の業務を確認しづらく、またコピーペーストができないが、エクセルではシートコピーにより翌年の予定スケジュールを立てることが可能となった。
ものづくりセンター臨時駐輪場の設置について 既存の駐輪場近くの駐車場の一台分を臨時駐車場として告知し、利用した。 既存の駐輪場と一体的に利用し、自転車等の整理がはかれた。
出納状況報告書における帳票の追加 収支計算書の根拠資料となるよう、従来の診療材料等購入状況資料に新たな帳票(たな卸資産購入限度額の月別執行額)を加え、分かりやすく改良した。 帳票の追加および変更について、監査より許可がおりたので、次回の例月出納検査から使用する。
文具が必要な場所に戻るようにする工夫 レジ周辺で使うホッチキス、朱肉に「レジ用」と書いて貼る。
どこにあるべきものか誰が見ても一目でわかるようにした。
整理整頓と効率化を達成できた。必要なときに必要な場所に必要なものがあるあるようになった。一目でどこに置いておくべきかわかるようになったため、もしほかの場所に置かれていても、気づいた人が元の場所に戻してくれるようになった。
介護保険要支援認定者の更新後の対応改善について 高齢介護課と協議を行い、結果通知を郵送しないで直接地域包括支援センターにもらい、本人に手渡しすることした。本人とは事前に同意書をとり、契約書の内容の変更を行うことで対応した。 結果が出てからの対応時間の短縮ができた。本人への対応がスムーズにでき、訪問回数を減らすこともできた。高齢介護課の郵送料も1通380円かかるため、平成23年8月〜24年8月までで238件分の費用削減にもつながった。
クリアファイルに課名シールを貼付け クリアファイルに課名シールを貼り付けた。 お客さんが持参されたものか、市民課のものか判別しやくなった。
ボランティアの活用 にじの卒園児の保護者やボランティア団体に協力を求めた。ボランティア団体の定例会で協議で週1回を週2回の協力を得られた。
長年、ボランティアに協力している方を市民憲章表彰者として推薦した。ボランティア便りににじの学園の療育について載せて頂いた。
ボランティアが増えたことで、安心して通園できる方も増えた。通園者が協力し合い弟、妹を見ようと言う意識が芽生えてつつある。にじの学園の療育について理解が深まった。
臨時職員の賃金計算等の事務処理のマニュアル化 賃金計算方法、年休付与、採用・退職時の事務処理等を記載したマニュアルを作成し、各課に通知した。 各課から報告される出勤状況報告書の記載誤りが減少し、問い合わせもかなり減少した。記載誤り等が減少したことにより、チェックにかかる時間も減少した。
水族館年間パスポート印刷方法 顔写真・名前・有効期限・背景など発行時に1回で印刷できるように変更した。 印刷時に顔写真がずれることによる廃棄、年度末の廃棄がなくなった。
係内お知らせ 定期的にお知らせを作成し、メールや回覧で係内に周知するようにした。 もれなく連絡でき、お知らせを作成することによりさらに細かい内容も全員に連絡できるようになった。
観光ツアーで集客を 2012年2月に知立市が行った事業に乗ったかたちではあったが、碧南市のツアーを実施した。名古屋出発で定員40名のところ、4,000円弱の料金にもかかわらず、定員を超える申込みがあり、成功だったと言える。
市以外の団体との協同でツアー開催もいいが、近年、ありきたりなツアー内容では集客は見込めない。市単独では労力は大変だが、碧南市だから作れる独自性のあるツアーを開催すれば、県内の観光客を呼び込むことができるかもしれない。
「安・近・短」に「特・驚」を加えて他のツアーと差別化を図り、集客を見込む。昨年の実績もあるため、本格的に体制を組めば、PR効果の高い持続可能な事業になると思われる。他の団体と協同もいいが、その分、身動きが取れなくなり、毎年同じ内容や、味気のないものとなってしまい、一気に集客数が下がる可能性がある。
朝礼の実施 毎朝課内で朝礼を行う。 朝礼で係間の予定を確認することで、他係が不在時の電話対応、来客対応がスムースに行える。また、課内全般の業務について、常に最新の情報を得ることができ、進捗状況を確認することもできる。
補助金規程の見直し 規程の一部改正を例年行い、少しずつ改正していたが、全部改正を行い、実情にあわせた。 対象者の方々へ担当の意見として話すのではなく、碧南市のサービスとして話せるようになり、不安や疑問から解消された。
狭い駐車場の利用ー駐車ラインの工夫ー 道に沿っている場所は、道に垂直にタインを引いて、直進すると道に出られるようにした。その他のスペースは縦列に2台駐車できるように、縦にラインを引いた。一方通行で、順番にスムーズに流れるように工夫した。 今のところ、事故や付近の住民からの苦情は頂いていない。これからも保護者に協力をお願いしながら、安全に送迎ができるよう、進めたい。
コピーをして使用している用紙の原本 コピー原本に蛍光ペン(黄色)で大きく『原本』と記入する。黄色い蛍光ペンは、コピーしても写らない! コピー原本が紛失しない。
すぐに見て欲しいFAX用紙の書き方 あえて 筆ペン・自記筆で記入し、他事業所との違いを出す。 インパクトを与え 相手が直ぐにFAXを見てくれる。情報を確実に伝えることができる。
掃除をして仕事をやりやすく! 掃除をする。特にフォルダキャビネット、市役所東西の大型ラック、地下倉庫は部署において掃除をする日を決める。 整理整頓ができる人は仕事もできる。自分に何があるか常に把握できているためである。自分の机が汚いのは話にならないが、フォルダキャビネットの上が汚れているのは市民に対して仕事の姿勢を疑われる原因であると思う。市役所東西の大型ラック、地下倉庫はしっかり掃除し、「どこに」「何が」あるかしっかり控えておくことで、自分が使える「武器」を把握しておくことができる。戦場(職場)で武器(資材)を把握していないことはありえない。商工課の分を昨年行ったが、何があるか全て把握できており、自分の頭の中にも入っている。
新築住宅建設等促進補助金添付書類の住民票について 完納証明書で住所確認と市税の未納がない確認をし、住民票は添付廃止 申請者(市民)の負担の軽減、市民サービスの向上、事務量の削減
償却資産新規取得補助金の添付書類について 償却資産申告書の内容確認のため、税務課に償却資産のデータをいただきたい 償却資産の補助金の審査の時間が短くなる。かつ、誤って償却資産ではないものに補助金を出してしまうんではないかといった不安がなくなる。
償却資産新規取得補助金添付書類の確定申告書の写しについて 確定申告書の写し添付の廃止 担当者の添付書類確認項目および時間の軽減届出機関の受付印の代わりとなるものが提出時になく、再度提出に来庁される方も多く、申請者の手間も少しは軽くなる。
教材を整理整頓による有効利用・素材に適した物の使用について ・画用紙の色分け、サイズ別に箱を作り、仕分けて保管できるようにした。
・ガムテープの価格をしらせたり、他にも使えるテープがあること伝えたりした。
・「少ない物、古い物から使いましょう」と視覚でわかるように表示した。
・画用紙は整頓され、取り出しやすくなった。使いかけの物から使用するようになり、保管してある画用紙の量が減った。
・思ったより高価で驚いた先生が多く、他の物で代用することが増えた。
・使いかけの物から使用したことで、保管場所のスペースが小さくなり別の物が置けるようになった。
業務連絡をしっかりする 早く帰った職員には、メモを書いてしっかり伝達できるように気をつけ、園日誌以外にも連絡表を記入した。 伝え忘れが少なくなった。
収穫した種を次年度に繰り越す。 収穫した種を涼しい場所に保管し、次年度に使った。 必要な種の半分以上を昨年度の種で間に合わせることができた。
週末閉庁後のトイレ照明の消灯 防災センター(宿日直)の職員がこまめに消灯して回ると良い。 電気代の節約。
水道料金滞納者留守宅へのこまめな伝言メモの差込 訪問時、お留守の場合、自分の携帯の連絡先や未納の状況などを書いた伝言メモをそのつど郵便受けなどに差し込むようにした。 こまめな差し置きによって、だんだん滞納者とコミュニケーションが図れるようになり、集金の約束の連絡がいただけるなど、無駄足を減らすことにつながってきた。
くるくるバスの広告について(追加) 座席のシートカバーにも広告掲載スペースを設け、募集する。
(1) 募集枠:1台の固定席15席を1枠とする。※あお車は更新に合わせて、カバーの仕様を変更する。
(2) サイズ:A5(145mm210mm)もしくは(70mm×210mm)とする。
(3) 広告は3ヶ月の使用に耐えられるようラミネート加工等を施したカード上のものとする(紙厚不問)。
簡易に製作できる仕様とすることで、作成経費を抑え、応募しやすくなる。また、掲載期間を3ヶ月程度と短くすることで、イベント案内等にも利用できる。
臨時職員出勤状況報告書エクセルシートの改善 経営企画課の様式に準拠した表に作り替え、取得した年休や夏休その他手当てなども自動計算できるようにした。 賃金や年休が正確に計算されるので、臨時職員が自身でどれくらい働いて、残りの年休がどれくらいあるのか確認しやすくなった。
未収金リストエクセルシートの改善 関数や参照機能を使って、手入力の部分を減らし、自動計算できる部分を増やした。 先月のどの数字が、翌月のどこに来るのかを分かりやすくしたので、間違いを減らすことができた。
臨時職員休暇処理簿の刷新 年休が付与される基準年月日ごとに記入できるよう様式とファイルを改めた。また、忌引きや年休・雇用関係等の説明資料も同ファイルに綴じた。 臨時職員それぞれがあと年休が何日あるのかや年休・忌引き等の取得の方法などが分かりやすくなった。
閉開栓作業の効率化 水道の閉栓と開栓が近い日にちであれば、同時閉開扱いにまとめ、できるだけ作業を効率よく行うようにした。また、中止作業は場合によって指定日の翌日に処理するようにした。 他の職員への閉開栓作業の負担を軽減し、また組合への閉開栓委託を極力減らすことでコスト削減に結びついている。
消費生活モニターへの物価調査結果送付回数の削減 四半期ごとに3か月分の結果を送付するようにした。 直近3ヶ月の動向が分かり、物価変動の状況が分かりやすくなった。行政側としては、事務の簡略化につながった。
「身体障害者診断書」作成依頼時の効率化 指定医・主治医名のみを書き加えるだけの依頼メモを作成し、主治医に依頼した際の書類作成依頼票に貼付し、再依頼。 新しく書類作成依頼票を作成する際に、1件毎に依頼内容を記し、貼り替える作業が省け、時間の短縮と用紙の節約になった。
がん登録入力時の作業効率化 がん登録では項目に対し、選択する項目がある程度決まっている。あらかじめ項目の一覧表を作成し、その用紙へ電子カルテ等を見ながら記入していく。すべての項目を記入後に、がん登録入力画面を開き入力していく。 医療秘書室の限られた環境でも、電子カルテを常時開いたまま登録に必要な項目を選択できることで、時間の短縮ができ作業効率が良くなった。
産婦人科病名登録方法の医療秘書内での情報共有 元々、各自に配布しているマニュアルはExcelで作成してあった。問合せの返事が来た時、Excelの内容を変更(変更箇所の背景色を変える)し医療秘書の名前の入ったチェックシートを掲げる。各自、Excelを確認し自分のマニュアルに追記。チェックシートにレ点を付ける。最後に確認した人は変更部分の色を元に戻し、チェックシート破棄する。 以前は、見たかどうか医療秘書全員に声をかけて確認していた。チェックシートを確認することで、見ていない人が誰かすぐに確認でき、手間が省けた。Excel(パソコン)で確認することにより、患者名(個人情報)の入った返事の用紙を誤って紛失することも防ぐことができる。
ゴム印クリップ 「ゴム印」と書いたクリップを作成し、手書きの書類に留める。 ゴム印が必要な書類が一目でわかる。付箋の無駄が省けた。付箋を書く手間も省けた。
冠動脈CT検査用耐圧チューブの変更 造影剤注入器メーカー及び耐圧チューブメーカーに、専用の耐圧チューブがないかもしくは製造してもらえないか働きかけた。その結果、専用の耐圧チューブを製造してもうことができたので新しい耐圧チューブに変更した。 チューブの長さも適度で使いやすく、コストも若干削減することができた。

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